Procédure de signalement et ligne d'assistance téléphonique pour le respect de la conformité

Un comportement éthique et conforme est une priorité absolue pour Henkel, ses employés et ses partenaires. Cela inclut le respect strict des lois sur les lanceurs d’alerte dans le monde entier. Il est très important pour nous d'identifier les fautes potentielles et de prendre toutes les mesures adéquates pour prévenir les violations. Les employés et les parties prenantes de Henkel sont donc invités à signaler toute faute potentielle. Henkel analysera tous les messages de manière approfondie, dans le cadre d'une procédure équitable garantissant le respect des droits des personnes qui signalent des manquements ainsi que des droits des personnes impliquées et le traitement de toutes les informations dans la plus grande confidentialité. Les lanceurs d’alerte qui signalent de bonne foi une faute potentielle seront protégés et aucune forme de représailles à leur encontre ne sera tolérée.  

Cette politique est adoptée conformément à la directive européenne ‏(UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, telle que mise en œuvre par la législation nationale. Les dispositions spécifiques aux signalements applicables aux sociétés du groupe implantées en France sont détaillées en annexe.

Les informations suivantes résument les procédures de signalement chez Henkel :

Ce qui peut être signalé.

Le Code de Conduite de Henkel, nos Valeurs, nos Leadership Commitments et d'autres standards internes décrivent le haut niveau d'exigence envers notre propre comportement et notre conduite des affaires, ainsi que ceux de nos partenaires. Toute violation potentielle de ces standards, y compris toute violation des lois applicables, peut être signalée. Non seulement les faits accomplis peuvent être signalés, mais également les faits susceptibles de se produire.

Où soumettre un rapport. Multiples canaux de signalement chez Henkel.

Les lanceurs d'alerte disposent de plusieurs canaux pour signaler d'éventuelles fautes professionnelles.

• Bien entendu, les employés peuvent s'adresser à leurs supérieurs, aux RH ou aux services juridiques et Compliance pour soulever leurs préoccupations, obtenir des conseils et signaler d'éventuelles fautes.
• L'organisation chargée de la Compliance de Henkel, mandatée par le Comité de direction de Henkel pour traiter de manière responsable tous les rapports destinés au groupe, peut être contactée à l'adresse suivante :
  • par courrier électronique (compliance.office@henkel.com),
  • via le formulaire web, 
    (link zum local webform. E-mail compliance.office@henkel.com) 
  • ouvertement ou anonymement par l'intermédiaire des lignes téléphoniques directes de Compliance de Henkel ‏(les codes de contact et d'accès par téléphone et le formulaire Web sont indiqués ci-dessous) ; et
  • physiquement ou – à la demande expresse du lanceurs d’alerte – par  vidéoconférence. 
• Les lanceurs d’alerte se référant aux entreprises Henkel de l'Union européenne qui préfèrent ne pas impliquer l'organisation chargée de la Compliance de Henkel AG & Co. KGaA et/ou leurs responsables locaux de la Compliance, peuvent soumettre leurs rapports à un médiateur externe, qui est indépendant de l'organisation Henkel et tenu au secret professionnel.
• Enfin, Henkel reconnaît pleinement que, dans certaines juridictions, les lanceurs d’alerte peuvent s'adresser directement aux autorités publiques à des fins de signalement.

Accès et traitement des rapports des lanceurs d’alerte.

Henkel traitera tout rapport de signalement avec le plus grand soin, la plus grande rapidité et la plus grande confidentialité ‏(c'est-à-dire la confidentialité de l'identité du lanceur d’alerte ainsi que de l'identité de toute tierce personne mentionnée dans le rapport du lanceur d’alerte), en respectant pleinement les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Ceci inclut un principe strict de nécessité de savoir, c'est-à-dire que seule l'organisation chargée de la Compliance du groupe Henkel ‏(locale et mondiale) et, le cas échéant, les autres départements concernés et nécessaires à l'enquête ainsi que les enquêteurs/auditeurs professionnels externes auront accès au rapport, enquêteront et assureront le suivi.

La procédure sera dûment enregistrée et documentée. Les enquêtes suivent le principe d'équité procédurale, d'objectivité, suivi d'une décision impartiale, tout en garantissant que toutes les personnes impliquées sont présumées innocentes jusqu'à ce qu'une violation soit prouvée.

Henkel réagit vigoureusement aux comportements répréhensibles identifiés, ce qui peut, entre autres, inclure des mesures disciplinaires appropriées à l'encontre des contrevenants. Le cas échéant, Henkel peut faire intervenir les autorités publiques et engager des poursuites. Sur la base des faits examinés, une décision sur le cas et les mesures appropriées est généralement prise par l'organisation chargée de la Compliance de Henkel ‏(locale et mondiale), en accord avec les responsables des unités commerciales et des ressources humaines compétents.

Réponse et protection des lanceurs d’alerte.

Les lanceurs d’alerte recevront une réponse dans les meilleurs délais. D'une manière générale, un accusé de réception doit être envoyé dans les sept jours suivant le signalement, ainsi qu'une issue ou une mise à jour de l'affaire dans les trois mois, mentionnant les mesures qui seront prises ou qui ont été prises. Conformément aux lois applicables, la réponse doit tenir compte des droits à la confidentialité et au respect de la vie privée de toutes les personnes impliquées.

Notre organisation ne tolère aucun type de représailles, et nous protégerons toute personne qui s'exprime de bonne foi, même si une préoccupation s'avère infondée. Le lanceur d’alerte sera informé par écrit de la clôture du dossier.

Protection des données

Pour les rapports à l'organisation chargée de la Compliance du groupe Henkel, veuillez-vous référer à la Déclaration de Transparence Globale de Henkel AG & Co. KGaA. Pour les rapports destinés au Médiateur, la Déclaration de Protection des données s'applique.